2020年、新型コロナウイルス感染拡大により、世界中でこの感染症への対策や感染拡大を防止する取り組みが行われています。当社においてもこの感染拡大への対応のためだけでなく、多様で柔軟な働き方を 社員自身で「選択」できるような改革に取り組んできました。ここでは、オートバックスグループ店舗を支える、フランチャイズ本部オートバックスセブンの、現在、そしてこれからに向けたニューノーマル時代における新たな働き方の実現と挑戦をお伝えします。

ー社員のニーズに応える人事制度構築

 

当社には、「産育休・時短勤務制度」、「半日有給休暇取得」、「時差出勤」、「テレワーク」、「長期休職制度（留学やMBA取得などの自己啓発や介護のために一定期間会社に籍をおいたまま休業できる）」 など、社員のニーズに合わせたさまざまな制度・仕組みがあります。

これらが構築される前は、子育てや介護をしながら、このままこの会社で働けるのだろうかと不安や焦りを感じている社員もいました。このような境遇におかれる社員でも、“働き続けられるように”と制度を考え始めたのが、現在の働き方改革推進につながっています。

―働く場所を柔軟にするITインフラ整備

 

また、多様な働き方を実現させるには、ITインフラ整備も重要です。例えば、かつてはデスクトップパソコンだったものがノートパソコンに変わり、“デスク”の概念を取り払うのと同時に、外部ネットワークから社内情報へアクセスする際のセキュリティ面を強化しました。さらに2019年度以降、テレワークでパソコンを自宅やレンタルオフィスに持ち運びしやすくするために、より軽量なノートパソコンへの変更、テザリング機能のあるスマートフォンを貸与したり、どこからでもインターネットがつなげられるようにしたりと、働く場所が変わっても同じ成果が出せるような環境を整えました。

他にも、各本部拠点とデータセンター間の回線の増強、社外ネットワークからのアクセス上限数の拡張などのインフラ整備、Skype やZoomといったWeb会議ツールの導入や、スケジュール管理のシステム化（今まではオフィスにあるホワイトボードに記入）を徹底するなど、就業場所を柔軟にする上で、社員が不便に思っていたことを少しずつ解消していきました。設備が不十分なことで“テレワークができない”とならないよう、ITインフラ整備も制度構築と並行して進めてきたのです。

―働き方を変えることに対する社員の不安・懸念

 

このように多様な働き方ができる制度や環境を整えてきましたが、特に本部社員のテレワークについて、導入当初、活用できていたのは一部のみで、「制度はあるけれど、満足に活用しきれていない」という課題がありました。“制度を利用したいけれど使いづらい”ことや、“（テレワークをしたことはないが）業務的に出社しないと対応ができないのではないか”などといった不安や懸念から、“テレワークはできない”と結論付けてしまうケースがあったからです。

―「テレワーク・デイズ2019」参加による意識の変化と手ごたえ

 

そこで2019年度は、総務省など関係省庁と東京都が実施する働き方改革を推進する国民運動「テレワーク・デイズ2019」に参加しました。そして、まずは豊洲本社に勤務する本部社員を中心に、この期間にテレワークをしたことがない人にも積極的にテレワークを活用するように働きかけました。

 

その結果、2019年7月22日（月）から26日（金）の5日間行われた「テレワーク・デイズ2019」期間中、のべ1,135名がテレワークを実施しました。テレワーク・デイズ後のアンケートでは、回答者のうち93.7％がテレワーク中でも業務に支障がなかったという結果でした。この「テレワーク・デイズ2019」への参加を機に、テレワークや時差出勤など、“働く場所・時間”について社員に一定の裁量を持たせる仕組みを全社的により推進できるという確信が持てました。

2020年7月現在、当社のテレワーク率は全国平均して約7割。コロナ禍という影響は大きいですが、かつては考えられないほどのスピードでテレワークが推進され、4月から大きな問題なく継続しています。この結果は、数年前から制度やITインフラ整備に努めたことが功を奏したともいえるでしょう。

 

また、テレワークは社員の働きやすさだけでなく、労働生産性の向上にも寄与し、会社にとってもメリットがあることがわかりました。

アンケートの結果では社員からは「業務に集中することができた」という声が多く寄せられ、実態としても2020年4～6月までの全社残業時間が前年同月比の約50％減となっています。現在は、新型コロナウイルス感染防止の観点からも、緊急事態宣言後も継続してオフィス出社割合を全体の3割以下にする“新たな働き方”にチャレンジしています。一部の部門に関しては、フリーアドレスの試験的導入や、通勤定期代による通勤交通費を出社時の実費精算に切り替えるといった施策を実施し今後もテレワークを基本とする働き方を推奨する方針です。

 

一方で、本社に勤務する社員がテレワークを経験したことでテレワークにおける課題も浮き彫りになりました。

テレワークを前提とする働き方は、越えなければならないハードルがまだまだ多くあります。例えば、契約書の押捺に代表される紙決裁の業務の停滞や、特定の社員への業務集中、新任者へのコミュニケーション不足など、ITインフラ整備で解決できるものから、制度やマネジメント上の課題まで多岐に渡ります。

 

課題としてまずあげられるのは、事務処理関係のペーパーレス化・データ化です。すでに決裁をシステム上で行う、簡易承認システムや稟議システムはあるものの、月締め業務や官公庁より紙面での保管・提出を求められている書類、契約書など紙面決裁が多くあることも事実です。現在、行政の書類も少しずつ電子申請が可能になってきているため、電子スタンプやデータへのシフトが社内インフラにおける取り急ぎの課題になりそうです。

 

また、上司が部下に対して行う評価に関しても、従来であれば会社で働きぶりを確認できていたものが、テレワークになるとプロセスが見えづらくなることから、評価制度の再検討もしていく必要があるかもしれません。

 

これまで制度やITインフラ整備を地道に進めてきましたが、やるべきことはまだまだ山積みです。

多様な働き方の推進に向けて、これから当社で行う新たな取り組みに関して少しだけ紹介します。

１．ペーパーレス化に向けた電子決裁の導入を検討

電子スタンプを使用した決裁を導入し、順次、紙面決裁から切り替えていく方針です。押捺をするためだけに会社に行くということをなくし、より効率的に業務を遂行できる環境を整えていきます。

 

２．働く時間を柔軟にするフレックスタイム制の全社展開を検討

全社導入に向けて、現在フレックスタイム制度のトライアルを実施しています。特に月内で業務の繁閑が明確な部署に関しては、フレックスタイム制度を導入することで、「ワーク・ライフ・バランス」の充実を図ります。

 

３．オンラインによる採用活動・教育の推進

社内ミーティングや外部との打ち合わせに加え、今後は採用や教育の面でもオンライン化を進めます。2020年度の採用活動に関しては、説明会から面接までオンラインにて実施しました。遠方の学生が参加しやすい点でオンラインは有用であり、今後の採用フローにおいてもオンライン方式を一部取り入れることを検討していきます。

また、教育においても各講座の目的を考慮したうえでオンライン研修が可能な講座は順次オンライン化を進めているほか、今後は講座の拡充も進めていく予定です。

 

４．ワーク・ライフ・バランスを充実させるための単身赴任解除の実施（トライアル）

単身赴任で働いていた一部社員に対し、単身赴任を解除して自宅で家族と同居しながら勤務させることをトライアルで実施しています。一定の成果が実現できれば仕事と家庭の両立はもとより、地方に住みながら東京の本社に勤務するという働き方が可能になり、地方採用の活性化にもつながると考えています。

 

このように新たな働き方を取り入れ、働きやすい環境を整備していくことで「働き方改革」のさらなる推進につながっていくと考えています。課題は多くありますが、ニューノーマル時代の新たな働き方を実現させるために、今後もさまざまな取り組みに挑戦し続けます。